1. 安装与启动
1.1 系统要求
- 操作系统：Windows 7 / Windows 10 / Windows 11
- 内存：2GB 及以上
- 硬盘空间：500MB 可用空间
- 显示分辨率：最低 1024×768，推荐 1920×1080
1.2 下载与安装
从官网下载软件包，解压后直接运行即可，无需安装。建议将软件放置在非系统盘的目录下，避免权限问题。
💡 提示：首次运行软件时，系统会自动创建数据库和必要的数据目录。
2. 注册与登录
2.1 账号注册
首次使用需要注册账号。系统支持注册四种角色，不同角色拥有不同的操作权限：
- 超级管理员：拥有系统最高管理权限，可管理所有用户、查看和修改系统设置，适合单位信息管理员使用
- 管理员：可管理公文和普通用户，适合部门负责人使用
- 普通用户：仅可查看和处理权限范围内的公文，适合普通办公人员使用
⚠️ 请妥善保管您的用户名和密码，建议设置安全问题以便找回密码。
2.2 用户登录
输入用户名和密码即可登录系统。登录成功后，根据用户角色显示对应的功能菜单。
3. 用户角色与权限
系统采用分级权限管理机制，不同角色拥有不同的操作权限，确保数据安全和职责分明：
- 超级管理员：拥有系统最高管理权限，可管理所有用户、查看和修改系统设置（包括邮件服务器配置等敏感信息），适合单位信息管理员使用。
- 管理员：可管理公文和普通用户，不可见邮件服务器配置等敏感信息，适合部门负责人使用。
- 普通用户：仅可查看和处理权限范围内的公文，无系统管理权限，适合普通办公人员使用。
💡 提示：邮件服务器配置属于敏感信息，仅超级管理员可见，管理员和普通用户无法在系统设置中看到该区域。
4. 添加公文
4.1 新建公文
点击「添加公文」按钮，填写公文信息：
- 登记号：系统自动生成，可手动修改
- 公文标题：必填，公文的正式标题
- 公文类型：通知、通告、请示、批复、报告等
- 发文单位：发文机关或部门
- 拟稿人：公文起草人员
- 登记日期：公文登记时间
- 公文状态：待办、办理中、已办结、已归档等
- 正文内容：公文正文，支持富文本
- 附件：支持上传相关附件文件
4.2 导入公文
支持通过 CSV 格式批量导入公文数据，适用于从其他系统迁移数据的场景。
5. 公文管理
5.1 查看公文
在公文列表中点击「查看」按钮，可查看公文的详细信息，包括办理历史记录。
5.2 编辑公文
点击「编辑」按钮可修改公文信息。只有具备相应权限的用户才能编辑公文。
5.3 状态变更
公文在不同办理阶段可以变更状态，系统会自动记录状态变更历史。
5.4 历史记录
每篇公文的所有操作都会被记录，可随时查看办理历史和操作日志。
6. 检索与筛选
6.1 关键词搜索
在搜索框输入关键词，可搜索公文标题、登记号、拟稿人等字段。
6.2 条件筛选
支持按以下条件组合筛选：
- 状态筛选：待办、办理中、已办结、已归档、已作废
- 类型筛选：按公文类型筛选
- 日期范围：按登记日期范围筛选
6.3 数据导出
筛选结果可以导出为 CSV 格式文件，方便进一步分析和备份。
7. 用户管理
7.1 用户角色
系统支持三级用户权限，详见「用户角色与权限」章节。
7.2 添加用户
超级管理员可以在用户管理页面添加新用户，并分配相应角色和权限。
7.3 密码管理
用户可自行修改密码。超级管理员和管理员可重置其他用户的密码。
8. 统计分析
8.1 数据概览
系统首页展示公文总数、待办公文、本月新增等关键数据指标。
8.2 分类统计
按公文类型、状态、发文单位等维度进行分类统计，以图表形式展示。
8.3 趋势分析
按月/季度/年度统计公文数量变化趋势，辅助决策分析。
9. 数据备份与恢复
9.1 手动备份
在数据备份页面点击「立即备份」，可手动创建数据备份文件。
9.2 自动备份
支持设置自动备份，可选择每日/每周/每月自动备份，并指定备份数量和备份时间。
⚠️ 建议定期备份数据，并将备份文件保存到安全的位置，如外部硬盘或云存储。
9.3 数据恢复
选择已有的备份文件，可一键恢复数据。恢复前请确认已备份当前数据。
10. 邮件通知配置
10.1 功能概述
系统支持邮件通知功能，可自动发送公文提醒和每日日报，让您及时了解公文动态。
💡 首次启动系统时会弹出SMTP配置向导，引导您快速完成邮件服务器配置。
10.2 支持的邮箱类型
系统支持多种主流邮箱服务，也支持自定义SMTP服务器：
- QQ邮箱
- 163邮箱 / 126邮箱
- 新浪邮箱
- 网易企业邮箱 / 腾讯企业邮箱
- Google邮箱（Gmail）
- Outlook / Hotmail
- 自定义SMTP服务器
10.3 配置项说明
- 邮箱提供商：选择对应的邮箱类型，系统会自动填充服务器地址和端口号
- SMTP服务器：邮件发送服务器地址，选择提供商后自动填充
- SMTP端口：SSL加密端口通常为465，STARTTLS端口通常为587
- 发件邮箱：用于发送邮件的邮箱地址
- 授权码：邮箱的SMTP授权码，注意不是邮箱登录密码
- 接收人邮箱：接收日报和提醒的邮箱地址，多个邮箱用英文逗号分隔
10.4 如何获取授权码
授权码是邮箱服务商提供的用于第三方应用登录的专用密码，以QQ邮箱为例：
- 登录QQ邮箱网页版
- 进入「设置」-「账户」
- 找到「POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV服务」
- 开启「SMTP服务」并生成授权码
- 将生成的授权码复制到系统配置中
10.5 邮件通知设置
配置好SMTP服务器后，可在系统设置中配置邮件通知：
- 启用邮件通知：开启后系统将自动发送提醒邮件
- 启用日报：开启后每日定时发送公文日报
- 日报发送时间：设置每日日报发送的时间
- 日报接收人：接收日报的邮箱地址
- 提醒接收人：接收公文提醒的邮箱地址
⚠️ SMTP服务器配置属于敏感信息，仅超级管理员角色可见可修改。
11. 系统设置
11.1 基础数据配置
可自定义以下基础数据：
- 部门列表
- 公文类型
- 登记性质
- 公文状态
- 归档卷号
- 提醒周期
- 提醒等级
11.2 主题设置
系统提供多种主题风格供选择：
- 默认蓝色
- 红色主题
- 绿色主题
- 紫色主题
- 橙色主题
- 深色主题
11.3 自动备份设置
设置自动备份策略，包括备份频率、备份时间、保留备份数量等。
11.4 系统信息
查看系统版本、数据库路径、运行时长等系统信息。
11.5 桌面快捷方式
一键创建桌面快捷方式，方便快速启动软件。
11.6 开机自启动
设置系统开机自动启动，无需手动打开软件。
12. 常见问题
Q: 忘记密码怎么办？
A: 在登录页面点击「忘记密码」，通过安全问题验证后可重置密码。如果安全问题也忘记了，请联系管理员重置密码。
Q: 数据存储在什么位置？
A: 数据存储在软件目录下的数据库文件中，完全本地存储，不上传任何云端。
Q: 可以在多台电脑上使用吗？
A: 可以，将软件和数据库文件复制到其他电脑即可使用。
Q: 如何导出数据？
A: 在公文管理页面点击「导出」按钮，可将筛选结果导出为 CSV 文件。
Q: 邮件通知功能如何配置？
A: 首次启动系统时会弹出SMTP配置向导，引导您完成邮件服务器配置。也可以在「系统设置」中由超级管理员进行配置。需要填写SMTP服务器、端口、发件邮箱、授权码等信息。
Q: 什么是授权码？如何获取？
A: 授权码是邮箱服务商提供的用于第三方应用登录的专用密码，不同于登录密码。以QQ邮箱为例，在「设置-账户-POP3/IMAP/SMTP」中开启SMTP服务并生成授权码。
Q: 支持哪些邮箱的SMTP服务？
A: 系统支持QQ邮箱、163邮箱、126邮箱、新浪邮箱、网易企业邮箱、腾讯企业邮箱、Google邮箱、Outlook/Hotmail等主流邮箱，也支持自定义SMTP服务器配置。
Q: 为什么在系统设置中看不到SMTP配置？
A: SMTP服务器配置属于敏感信息，仅超级管理员角色可见。管理员和普通用户角色无法看到SMTP配置区域。
Q: 删除数据库后配置还在吗？
A: 删除数据库文件后，系统会自动重建数据库和数据表，但SMTP服务器配置等存储在数据库中的信息会丢失，需要重新配置。建议定期备份数据库。
Q: 如何切换界面主题？
A: 在「系统设置」-「主题设置」中，可以选择默认蓝色、红色、绿色、紫色、橙色、深色等多种主题风格，点击「应用」按钮即可切换。
Q: 用户被锁定怎么办？
A: 用户登录失败超过5次会被锁定15分钟，管理员可以在用户管理中手动解锁。